1. Over deze privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van Human Challenge bvba, met maatschappelijke zetel Grote Heirbaan 39, 1852 Grimbergen met Ondernemingsnummer: BE 0476 315 629 RPR Brussel.
Human Challenge respecteert uw privacy en wil dat u als klant, potentiële klant, lezer van onze nieuwsbrief of bezoeker van onze website een goed beeld krijgt van hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, en/of gebruiken en verwerken.
Deze privacyverklaring is opgesteld op 7 mei 2018 conform de nieuwe GDPR-wetgeving van 25 mei 2018.
Ze geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en wordt op regelmatige basis bijgewerkt, in functie van de voortdurende ontwikkelingen en evoluties op het vlak van de privacy. De recentste versie vindt u steeds op onze website www.humanchallenge.be.
2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens
2.1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn: uw naam, voornaam, firmanaam, e-mailadres, tel.nr.
Eventueel bijkomend ook uw adres en, indien u dit expliciet doorgaf naar aanleiding van uw deelname aan één van onze opleidingen of activiteiten, uw specifieke interesses/ thema’s met betrekking tot onze dienstverlening (vb. leidinggeven, teamsamenwerking, communicatie, verandermanagement, klantgerichtheid, persoonlijke ontwikkeling…).
Bij deelname aan een LIFO® programma verwerken we uw naam, voornaam, geslacht, uw LIFO® scores en profielbeschrijving. Deze laatste enkel indien van toepassing voor het project waaraan u deelneemt.
2.2. Wiens persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de persoonsgegevens van volgende mogelijke doelgroepen:
- Klanten, met name contactpersonen van bedrijven en organisaties die door middel van contracten opdracht geven aan Human Challenge voor het verlenen van diensten.
- Deelnemers, met name iedereen die één van de door ons gegeven opleidingen/workshops/coaching volgt (individueel of in groep).
- Potentiële klanten, namelijk iedereen die expliciete toestemming gaf dat zijn /haar gegevens gebruikt mogen worden in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten.
- Andere leads/contacten voor zover deze hun expliciete toestemming verleenden. We denken hierbij vb aan contacten op basis van ontmoetingen met Human Challenge-medewerkers tijdens uiteenlopende netwerkactiviteiten georganiseerd door derden.
Wat betreft de activiteiten van Human Challenge als LIFO®agent voor België en alle Franstalige regio's - namelijk de commercialisering van LIFO®producten en opleidingen - verwijzen wij naar de specifieke privacyverklaring van LIFO® Benelux.
2.3 Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
Bent u een klant dan worden uw persoonsgegevens in de eerste plaats gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten en voor facturatiedoeleinden. Bent u een klant, potentiële klant of ander contact (zie 2.2) dan gebruiken we uw gegevens in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten, meer bepaald om u op de hoogte te houden van nieuws en updates van Human Challenge. Onder marketingactiviteiten verstaan wij beurzen, events, themadagen, e-mailings, social media campagnes. De gebruikte media hierbij zijn mailings, e-mailings, nieuwsbrieven en sociale media. Verder kunnen uw persoonsgegevens aangewend worden voor specifieke acties die aansluiten bij de interesses die u doorgaf via onze contactformulieren, naar aanleiding van uw deelname aan één van onze opleidingen of events. Bent u een deelnemer aan onze opleidingen/sessies/coaching dan worden uw persoonsgegevens louter voor de uitvoering van deze diensten gebruikt.
3. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Human Challenge gaat uiterst voorzichtig om met uw persoonsgegevens en leeft de wettelijke regels rond de bescherming van persoonsgegevens zo goed mogelijk na. Hieronder leest u welke werkwijze wij hierbij hanteren.
3.1 Verzamelen van persoonsgegevens
Er zijn verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verzamelen:
- Inschrijving op onze nieuwsbrief (website)
- Contactformulier (website)
- Aanvraagformulier rond specifieke thema’s: Leiderschap, Samenwerken, Veranderen (website)
- Aanvraagformulier rond specifieke opleidingsvormen: opleidingen op maat, persoonlijke coaching, teamontwikkeling, organisatieontwikkeling (website)
- Registratieformulieren voor open opleidingen en events (website)
- Sales lead formulier naar aanleiding van een beurs of ander event (papier)
- Evaluatieformulier na onze opleidingen (papier)
- Face-to-face contact gevolgd door uitwisseling van contactgegevens
- Documenten van onze klanten ten behoeve van de opleidingsadministratie voor de deelnemers
- LIFO® vragenlijst (LIFO® Benelux vragenlijsten site)
3.2 Verwerking en bewaring van LIFO®gegevens van deelnemers
Bij het invullen van de LIFO® vragenlijst geeft de deelnemer toestemming tot verwerking van de LIFO® gegevens volgens de privacyverklaring van LIFO® Benelux. Als LIFO® licentiehouder is Human Challenge verantwoordelijk voor het naleven van de geldende regels m.b.t. de bescherming van persoonlijke gegevens van de deelnemers aan onze LIFO® programma’s.
Na het invullen van een LIFO® vragenlijst stuurt het LIFO® Benelux online systeem de scores van de deelnemers automatisch naar de beveiligde Human Challenge mailbox (Microsoft Exchange account). Enkel daartoe gemachtigde personeelsleden van Human Challenge hebben toegang tot deze mailbox en persoonsgegevens.
De LIFO® scores worden verwerkt in deelnemersmaterialen bestemd voor de uitvoering van de opleiding/workshop/coaching. Het LIFO® profiel, en in voorkomend geval de LIFO® profielbeschrijving, worden via de Human Challenge mailbox vooraf digitaal of tijdens de sessie op papier, persoonlijk en vertrouwelijk aan de deelnemer bezorgd. Tijdens de duur van het project van opleiding/workshop/coaching worden de deelnemersmaterialen bewaard op een beveiligde Human Challenge Team site in een Microsoft 365 omgeving.
De LIFO® gegevens zijn strikt persoonlijk en worden door Human Challenge in geen geval aan derden bezorgd, tenzij met expliciete en voorafgaandelijke toestemming van de deelnemer.
De LIFO®- en andere persoonsgegevens van de deelnemer worden na afloop van het project van opleiding/workshop/coaching verwijderd uit de mailbox en van de Human Challenge Team Site.
Tijdens de duur van het LIFO® programma heeft de deelnemer steeds het recht om de persoonlijke LIFO® gegevens te laten verwijderen. Dit kan op eenvoudig verzoek via mail gericht aan [email protected].
3.3 Cookies
De Human Challenge website gebruikt enkel cookies voor Google Analytics en zuiver technische cookies, die gegevens bewaren over welke pagina’s op de website de gebruiker bezocht en waar informatie werd ingevoerd in formulieren.
3.4 Automatische verwerking van uw persoonsgegevens
Om snel in te spelen op uw aanvraag kunnen uw persoonsgegevens soms automatisch verwerkt worden. Zo krijgt u bv een automatische bevestiging van een inschrijving in uw mailbox. Deze bevestiging komt er enkel op basis van informatie die u ons expliciet doorgaf via een aanvraagformulier op onze website of via onze elektronische nieuwsbrief.
3.5 Beveiliging van uw persoonsgegevens
Al onze klanten en contactgegevens worden beheerd in een beveiligde omgeving van het CRM-systeem Microsoft Dynamics, via de server van onze provider Infront. Human Challenge heeft een specifieke overeenkomst met Infront met duidelijke afspraken hieromtrent (document beschikbaar op eenvoudige aanvraag via [email protected]).
De LIFO® gegevens en deelnemersmaterialen die persoonsgegevens kunnen bevatten, worden verwerkt en bewaard in een beveiligde omgeving van een Microsoft 365 Business account (mailbox en Human Challenge Teamsite).
3.6 Bewaartermijn van uw persoonsgegevens
We streven ernaar om uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Zolang u ons niet expliciet verzoekt om uw gegevens te verwijderen blijven deze bewaard in onze database.
Klantengegevens blijven bewaard zolang de commerciële contacten bestaan (m.a.w. zolang u een Human Challenge klant bent bewaren wij uw persoonsgegevens in onze bestanden). Voor de gegevens van potentiële klanten bedraagt de maximum bewaartermijn 5 jaar.
4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
De medewerkers van Human Challenge gaan steeds op een veilige en beschermende manier om met uw persoonsgegevens. Deze worden enkel voor de specifieke doeleinden waarvoor ze opgevraagd werden gebruikt: voor facturatie, in het kader van een opleiding, voor het versturen van nieuwsbrieven en promotionele mailings. Onze nieuwsbrieven en e-mailings worden via MailChimp verstuurd. De gegevens die wij met MailChimp delen zijn uitsluitend deze die wij van u ontvingen en met uw toestemming opnamen in ons CRM-systeem.
Human Challenge gebruikt uw persoonsgegevens enkel voor de activiteiten waarvoor deze bezorgd werden. Wij zullen deze gegevens nooit doorgeven aan welke derde instantie ook zonder uw expliciete toestemming.
De externe dienstverleners en leveranciers van Human Challenge (Sociaal Secretariaat, Cloud Service Provider, ...) werken in overeenstemming met de GDPR, waardoor de veiligheid van de uitgewisselde persoonsgegevens gegarandeerd is. Daartoe werden specifieke (schriftelijke) afspraken gemaakt.
5. Welke rechten hebt u?
5.1 Wilt u uw persoonsgegevens inzien, verbeteren of verwijderen?
Human Challenge streeft naar grote transparantie met betrekking tot de persoonsgegevens die het gebruikt. We doen al het nodige om te garanderen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, actueel en volledig zijn. U heeft dan ook te allen tijde de mogelijkheid uw persoonsgegevens in te kijken en/of te
laten wijzigen. Als u denkt dat de persoonsgegevens in ons bezit niet correct zijn, kunt u ons vragen om ze te verbeteren. Dit kan via de contactpagina op onze website (contact), via de specifieke knop onderaan onze nieuwsbrief of via een eenvoudig mailtje naar [email protected].
We zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen en uw persoonsgegevens aanpassen. Tevens heeft u het ‘recht om vergeten te worden’ waarbij al uw gegevens permanent uit onze database worden verwijderd. U kan dit doorgeven via bovenvermelde kanalen.
5.2 Wilt u onze e-mailings niet langer ontvangen?
U kan op elk moment beslissen om niet langer onze nieuwsbrief en andere e-mailings te ontvangen:
- via de knop ‘uitschrijven’ onderaan elke commerciële e-mail;
- door ons te mailen op: [email protected]
Na uitschrijving bewaren wij uw gegevens nog gedurende een periode van 2 maanden waarna ze definitief worden verwijderd.
5.3 Wenst u meer informatie?
Met alle vragen in verband met de manier waarop Human Challenge omgaat met uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren via onze website (contact ), via tel. (+32 (0)478 32 80 17) of email ([email protected]).
Voor meer informatie over het naleven van de GDPR-verordening kan u terecht bij de toezichthoudende autoriteit (Privacy Commissie) via deze link: https://www.privacycommission....